راهنمای کامل استفاده تجاری از نرم افزار اسکایپ فور بیزینس (Skype Business)

همه‌گیری جهانی ویروس کرونا بسیاری از کسب‌وکار ها را مجبور کرد که از راه دور کار کنند و با نیرو های خود در تماس باشند – اما این روش با چالش‌های ارتباطی زیادی همراه است! خوشبختانه، نرم افزار اسکایپ که توسط تیم مایکروسافت توسعه یافته، برای بیزینس ها یک ابزار ویدئو کنفرانس محبوب است که می تواند به شما در سختی های دورکاری کمک کند. اما اگر نمی دانید چگونه از Skype Business به درستی استفاده کنید، مشکلات ارتباطی شما بدتر خواهد شد.

اما نگران نباشید! این مقاله راهنمای گام به گام نحوه استفاده صحیح از اسکایپ بیزینس برای مسائل تجاری است. با این حال، از آنجایی که مایکروسافت Skype for Business را با Microsoft Teams جایگزین می‌کند، پشتیبانی از Skype for Business تا سال 2025 پایان می‌یابد.

اسکایپ فور بیزینس چیست؟

Skype for Business (که قبلا با نام Microsoft Lync شناخته می شد) یک پلتفرم ارتباطی محبوب است که توسط مایکروسافت توسعه یافته است. همچنین از ارتباطات راه دور از طریق کانال های مختلف مانند چت متنی، صوتی و تصویری پشتیبانی می کند.

ویژگی های کلیدی Skype for Business عبارتند از:

• پیام رسانی فوری
• ویدئو کنفرانس HD
• تماس های صوتی
• ضبط تماس
• اشتراک گذاری فایل
• همکاری تخته سفید
• پخش آنلاین جلسات

اسکایپ بیزینس چه تفاوتی با Skype دارد؟

Skype for Business و Skype هر دو برای ارتباطات مجازی استفاده می شوند، اما تفاوت های آن ها به صورت زیر است:

اسکایپ: مناسب برای مشاغل کوچک (دارای 20 نیروی کار). استفاده از آن رایگان است، اما اگر خدماتی مانند تماس تلفن همراه یا تلفن ثابت می‌خواهید، باید برنامه‌های پولی را انتخاب کنید.

اسکایپ فور بیزینس: برای مشاغل بزرگتر (دارای 250 نیروی کار). این پلتفرم امنیت در سطح سازمانی و مدیریت حساب را ارائه می دهد و با سایر برنامه های Office 365 مانند Microsoft Outlook، PowerPoint، SharePoint و غیره ادغام می شود.

نحوه استفاده از Skype for Business [راهنمای گام به گام]

از آنجایی که تیم مایکروسافت در حال جایگزینی اسکایپ برای کسب و کار هستند، کاربران جدید آفیس 365 دیگر نمی توانند اسکایپ بیزینس را دانلود کنند. این بخش فقط برای کسانی است که قبلا Skype for Business را به عنوان یک ابزار ارتباط مجازی دانلود کرده اند.

شروع به استفاده از Skype for Business کنید

در ادامه یک راهنمای گام به گام وجود دارد که به شما کمک می کند تا با برخی از ویژگی های اساسی اسکایپ بیزینس شروع به کار کنید:

نحوه تنظیم وضعیت حضور شما در Skype for Business

تنظیم وضعیت در دسترس بودن، ارتباط موثر اعضای تیم و مشتریان تجاری شما را آسان تر می کند. Skype به شما امکان می دهد در دسترس بودن (یا حضور) خود را با وضعیت های مختلف مانند در دسترس، مشغول، دور و غیره نمایش دهید. در اینجا نحوه افزودن یا ویرایش این موارد آمده است:

مرحله 1: وارد حساب کاربری Skype for Business خود شوید

مرحله 2: در پنجره جدیدی که ظاهر می شود، روی فلش کشویی در منوی وضعیت زیر نام خود کلیک کنید

در اینجا، می توانید از لیستی از گزینه های وضعیت، مانند:

• Availabe (در دسترس): آنلاین و فعال
• Busy (مشغول): نباید مزاحم شوید
• Away: وارد سیستم شده اید، اما برای مدت طولانی از اکانت خود استفاده نکرده اید
• و گزینه های بیشتر

همچنین می توانید از “Reset Status” برای اسکایپ استفاده کنید تا به طور خودکار وضعیت حضور خود را بر اساس فعالیت برنامه خود تنظیم کنید. (در مک، به جای آن از گزینه «Automatic» استفاده کنید.)

همانطور که اسکایپ فور بیزینس آنلاین با حساب Microsoft Outlook شما یکپارچه می شود، حتی می توانید وضعیت حضور همکاران خود را بررسی کنید یا وضعیت خود را از طریق ایمیل ویرایش کنید.

---

نحوه تنظیم مخاطبین در Skype for Business

اسکایپ بیزینس به شما امکان می دهد افراد را از داخل و خارج سازمان خود به لیست مخاطبین خود اضافه کنید. در اینجا نحوه افزودن مخاطبین در Skype برای کسب و کار ها آمده است:

مرحله 1: برای دسترسی به گزینه های مختلف برای افزودن مخاطبین، روی نماد “افزودن مخاطب” کلیک کنید. گزینه “ایجاد گروه جدید” به شما امکان می دهد گروه هایی ایجاد کنید که بتوانید مخاطبین خود را به آن ها اضافه کنید.

مرحله 2: برای افزودن افراد، نام آن ها را در کادر جستجو در پنجره اصلی Skype for Business تایپ کنید.

مرحله 3: روی عکس آن ها کلیک راست کنید، “افزودن به لیست مخاطبین” را انتخاب کنید و گروه مخاطب مناسب را انتخاب کنید.

اکنون برای برقراری ارتباط با لیست مخاطبین خود آماده اید!

استفاده از اسکایپ فور بیزینس برای ویدیو کنفرانس

ویژگی‌های کنفرانس ویدیویی Skype for Business با عدم تعامل چهره به چهره هنگام کار از راه دور مقابله می‌کند. اما تماس های ویدیویی تنها کاری نیست که شما می توانید انجام دهید. کاربران این پلتفرم می توانند صفحه نمایش خود را در طول یک تماس با شرکت کنندگان در تماس ویدیویی به اشتراک بگذارند یا حتی یک وبینار را به راحتی برگزار کنند.

با شرایط به وجود آمده و گسترش دورکاری ها، روش های بازاریابی نیز برای بیزینس ها بسیار تغییر کرده اند. بسیاری از کسب و کارها برای ارتباط بهتر با مشتریان و بیشتر دیده شدن برند خود، از مزایای بازاریابی شبکه های اجتماعی استفاده می کنند، برای کسب اطلاعات بیشتر می توانید به این مطلب مراجعه کنید.

نحوه برنامه ریزی جلسات در اسکایپ فور بیزینس

از آنجایی که Skype for Business Online با Microsoft Outlook کار می کند، می توانید این مراحل را برای برنامه ریزی سریع یک جلسه دنبال کنید:

مرحله 1: Microsoft Outlook را باز کنید.

مرحله 2: به تب “Appointments (قرارها)” بروید.

مرحله 3: روی «جلسه اسکایپ» کلیک کنید.

با این کار اطلاعات تماس به پیام دعوت جلسه اضافه می شود. جزئیات جلسه مورد نیاز را پر کنید و روی “ارسال” کلیک کنید. هنگامی که جلسه در شرف شروع است، گیرندگان یادآورهای تقویم Outlook و “پیوستن به جلسه” را دریافت خواهند کرد. به سادگی روی آن کلیک کنید تا به تماس کنفرانس بپیوندید!

استفاده از Skype Business برای تماس صوتی یا تصویری

در ادامه نحوه برقراری تماس صوتی یا تصویری با شخصی از طریق اسکایپ بیزینس آورده شده است:

مرحله 1: برای برقراری تماس، فرد مورد نظر را در لیست مخاطبین خود پیدا کنید و روی آیکون “تماس صوتی” یا “تماس ویدیویی” کلیک کنید.

مرحله 2: هنگامی که تماسی در Skype برای کسب و کار دریافت می کنید، یک پاپ آپ با تنظیمات مختلف تماس ظاهر می شود.

این شامل:

• Mute (آیکون میکروفون): میکروفون شما بی صدا می شود.
• روشن/خاموش کردن ویدیو (آیکون دوربین): روی آن کلیک کنید تا وب کم خود را روشن یا خاموش کنید.
• گزینه ها (سه نقطه): لیستی از گزینه های اضافی ظاهر می شود:
  • فقط تماس صوتی برقرار کنید.
  • فقط با یک پیام فوری پاسخ دهید.
  • وضعیت خود را روی «مزاحم نشوید» تنظیم کنید و تماس ورودی را رد کنید.

استفاده از اسکایپ بیزینس برای به اشتراک گذاری صفحه

فرض کنید باید در مورد ارائه پاورپوینتی که انجام داده اید با فرد دیگری صحبت کنید. یا شاید به کسی نشان دهید که چگونه یک کار خاص را در کامپیوترش انجام دهد. چگونه این کار را به صورت مجازی انجام می دهید؟

شما به عنوان یک ارائه کننده، می توانید به راحتی صفحه نمایش خود را از طریق Skype for Business برای این کار به اشتراک بگذارید. در ادامه نگاهی دقیق تر به نحوه انجام این کار آورده شده است:

مرحله 1: روی نماد “Present” (به شکل مانیتور) در پنجره جلسه کلیک کنید.

با این کار یک پاپ آپ باز می شود که چندین گزینه برای اشتراک گذاری صفحه نمایش در اختیار شما قرار می دهد:

• Present Desktop: کل صفحه خود را به اشتراک بگذارید.
• Present Programs: یک فایل Word یا Excel باز و یا یک برنامه خاص را به اشتراک بگذارید.

مرحله 2: هنگامی که صفحه خود را به اشتراک می گذارید، برگه “Now Presenting” در دستگاه شما ظاهر می شود. علاوه بر این، وضعیت حضور شما به طور خودکار به “Presentation” تغییر می کند تا هشدارهای سایر کاربران اسکایپ را محدود کند.

مرحله 3: هر شرکت کننده درخواستی برای پذیرش صفحه/محتوای مشترک شما دریافت خواهد کرد. اگر می‌خواهید شرکت‌کننده دیگری چیزی را نشان دهد، می‌توانید با کلیک کردن روی «دادن کنترل»، کنترل جلسه اشتراک‌گذاری را به او بدهید. برای لغو این حقوق دسترسی هر زمان که بخواهید، می توانید بر روی “بازگشت کنترل” کلیک کنید.

مرحله 4: از «توقف ارائه» برای توقف اشتراک‌گذاری صفحه خود استفاده کنید.

استفاده از Skype Business برای پیام رسانی فوری

اسکایپ فور بیزینس به شما این امکان را می دهد که از طریق پیام رسانی فوری (IM) با لیست مخاطبین خود در زمان واقعی ارتباط برقرار کنید. این روش سریع تر از یک تماس تلفنی و نسبت به ایمیل کمتر رسمی است. در اینجا نحوه انجام این کار آمده است:

مرحله 1: نشانگر را روی مخاطبی که می‌خواهید با آن پیام فوری را شروع کنید نگه دارید و روی نماد «پیام» (در زیر نشان داده شده است) کلیک کنید. جعبه چت آن ها ظاهر می شود، جایی که می توانید یک مکالمه بی درنگ را بلافاصله شروع کنید.

مرحله 2: هنگامی که شخصی یک مکالمه IM را با شما شروع می کند، یک پاپ آپ روی صفحه نمایش شما ظاهر می شود. برای پاسخ دادن، روی عکس آن ها کلیک کنید و پیام خود را تایپ کنید. برای رد پیام، روی “نادیده گرفتن” کلیک کنید.

مرحله 3: می‌توانید افراد بیشتری را با کشیدن عکس مخاطب خود به پنجره مکالمه فوری خود اضافه کنید. همچنین، برای انجام این کار، روی دکمه «دعوت بیشتر افراد» در بالای پنجره کلیک کنید.

مرحله 4: برای ارسال پیام فوری به تمام مخاطبین یک گروه، روی گروه در لیست مخاطبین خود کلیک راست کرده و بر روی “ارسال پیام فوری” کلیک کنید تا پیام به همه اعضای گروه ارسال شود.

منبع: biz30.timedoctor.com