برنامه احتمالی تجارت یا کسب و کار چیست؟

برنامه احتمالی تجارت یا کسب و کار عملیاتی است که در صورت بروز یک اتفاق غیرمنتظره که می تواند تجارت را مختل کند، انجام می شود. این یک طرح پشتیبان است که تضمین می کند کسب و کار با وجود یک اتفاق نامطلوب می تواند به فعالیت خود ادامه دهد.

طرح احتمالی مشاغل یک طرح “B” یا طرحی اولیه برای چگونگی ادامه کار در صورت بروز یک بلای طبیعی، یک مسئله مهم فنی یا سایر اختلالات پیش بینی نشده است. یک طرح احتمالی، خطرات احتمالی برای تجارت شما را مشخص می کند و مراحل کار تیم مدیریتی و کارمندان شما را در صورت مواجهه با یکی از این خطرات مشخص می کند. این کار به محافظت از سلامتی و ایمنی کارگران بعد از یک اتفاق کمک می کند، در حالی که وقفه های تجاری را که می تواند منجر به خسارت مالی شود به حداقل می رساند.

یک برنامه خوب فکر شده می تواند به معنای تفاوت بین ادامه کار و تعطیلی باشد.

اصطلاح جایگزین برای برنامه احتمالی کسب و کار: طرح تدام یا پیوستگی

آیا به یک برنامه احتمالی تجارت نیاز دارید؟

هر شغلی باید یک برنامه احتمالی داشته باشد تا بتواند در اسرع وقت پس از وقوع یک رویداد مخرب فعالیت خود را از سر بگیرد.

نکته: یک برنامه باعث صرفه جویی در وقت و هزینه شما می شود زیرا قبلاً تصمیم گرفته اید که به چه منابعی نیاز دارید و اقداماتی را برای ادامه کار خود انجام دهید. همچنین می تواند برخی از استرس هایی را که احتمالاً هنگام بروز فاجعه احساس خواهید کرد را کاهش دهد.

به جای اینکه درمورد کارهایی که باید انجام دهید غمگین شوید، می توانید مراحل پیش رو را که پیش از این تعیین کرده اید، دنبال کنید.

چگونه یک برنامه احتمالی کسب و کار بسازیم؟

اولین قدم در ایجاد یک برنامه احتمالی این است که تعیین کنید چه خطراتی به احتمال زیاد بر کسب و کار شما تأثیر می گذارند و عملکردهایی که آن ها تأثیر خواهند گذاشت. به نحوه عملکرد معمول تجارت و انواع رویدادهایی که می توانند فعالیت های اصلی آن را مختل کنند، فکر کنید. خطرات شما به ماهیت تجارت و موقعیت جغرافیایی شما بستگی دارد. به عنوان مثال، توفان و زلزله در بعضی مناطق خطر محسوب می شود اما در بعضی مناطق خطرناک نیست. در اینجا نمونه هایی از رویدادهایی وجود دارد که می توانند باعث ایجاد اختلال شوند:

صدمات فیزیکی ناشی از آتش سوزی، طوفان باد یا سایر خطرات وارده به ساختمانی که محل کار
خرابی ماشین آلات یا خرابی تجهیزات
قطع طولانی مدت مواردی مانند (برق، آب، گاز یا ارتباطات از راه دور)
استعفا یا عدم حضور طولانی مدت کارمندان اصلی
آسیب رساندن به سیستم رایانه ای شما یا نقض داده ها
قطع زنجیره تأمین
دسترسی به مکان کسب و کار شما مسدود شده است

انجام تجزیه و تحلیل تاثیر

مرحله بعدی انجام تجزیه و تحلیل تأثیر تجاری است تا بتوانید نتایج احتمالی اختلال در یکی از عملکردها یا فرآیندهای کسب و کار خود را پیش بینی کنید. تجزیه و تحلیل می تواند به شما کمک کند تا تأثیرات عملیاتی و مالی یک اختلال را تخمین بزنید. همچنین می تواند به شما کمک کند اطلاعاتی را که برای توسعه استراتژی های بازیابی نیاز دارید، جمع آوری کنید. در اینجا نمونه هایی از تأثیر بالقوه عملیاتی و مالی ناشی از برهم زدن عملکردها و فرآیندهای تجاری آورده شده است:

فروش یا درآمد از دست رفته یا تأخیری
افزایش هزینه ها، مانند اضافه کاری، برون سپاری و هزینه های تسریع
جریمه های نظارتی
مجازات های قراردادی یا از دست دادن پاداش های قراردادی
نارضایتی یا فرار مشتری
تأخیر در برنامه های تجاری جدید

نکته: هنگام تخمین تأثیر وقایع، حتماً زمان و مدت زمان آن را در نظر بگیرید.

اگر هرگونه اتفاق از پیش تعیین نشده ای رخ دهد، ممکن است تأثیر بیشتری در درآمد یا هزینه های شما در فصل شلوغ کاری تان نسبت به زمانی که تجارت به طور عادی کار می کند، داشته باشد. به همین ترتیب، اختلالی که به مدت یک روز طول می کشد تأثیر کمتری نسبت به یک هفته یا یک ماه خواهد داشت.

می توانید از نتایج تجزیه و تحلیل تأثیر خود برای رتبه بندی خطرات به ترتیب اولویت استفاده کنید. ابتدا خطراتی که بیشترین تأثیر بالقوه را دارند باید ذکر شود.

یکی از ساده ترین راه ها برای نوشتن یک طرح احتمالی، استفاده از الگویی است که توسط چندین وب سایت ایالتی و محلی از جمله برای وب سایت کمبریج، ماساچوست ارائه می شود.

نحوه ساخت لیست بازیابی حوادث یا بلایا برای کسب و کارها

برنامه ای برای تداوم

هنگامی که خطرات خود را تجزیه و تحلیل کردید و تأثیرات آن ها را تخمین زدید، می توانید نوشتن برنامه احتمالی خود را شروع کنید. شما برای هر یک از خطرات شناسایی شده به یک برنامه نیاز خواهید داشت. به عنوان مثال، تصور کنید که کار تولیدی شما بسیار وابسته به دستگاه سنگ زنی است. اگر دستگاه به دلیل آسیب فیزیکی یا سوءعملکرد از کار افتاده باشد، ممکن است مجبور شوید که کار را به طور موقت تعطیل کنید. یک طرح احتمالی را تهیه می کنید و در آن مراحل مشخصی را شرح می دهید که در صورت غیرقابل استفاده بودن دستگاه شما دنبال خواهید شد. طرح شما، به نوبه خود، ممکن است شامل اطلاعات تماس دو شرکتی باشد که ماشین های مشابه ماشین شما را اجاره می کنند.

هنگام نوشتن برنامه احتمالی خود، حتما افراد مشخصی را که باید اقدام کنند، شناسایی کنید. به عنوان مثال، فرض کنید شرکت شما یک فروشنده بسیار ماهر به نام سوزان استخدام می کند که 50٪ از فروش شرکت شما را ایجاد می کند. اگر سوزان شرکت شما را ترک کند یا نتواند برای مدت طولانی کار کند، فروش تان بسیار پایین می آید. یک فروشنده بازنشسته (جیم) را می شناسید که می تواند به طور موقت جای سوزان را بگیرد. با این حال، قبل از اینکه جیم را در برنامه خود بگنجانید، باید درباره نقش ها و مسئولیت هایی که انتظار دارید وی انجام دهد، تصمیم بگیرید.

نکته مهم: پس از اتمام برنامه احتمالی تجارت، حتماً آن را با مدیران و کارکنان خود که مسئولیت اجرای آن را دارند به اشتراک بگذارید. از آن ها نظرا بخواهید، زیرا آن ها ممکن است به خطر احتمالی یا تأثیری که شما در نظر نگرفته اید فکر کنند.

نمونه های برنامه احتمالی تجارت

در اینجا مثالی از چگونگی استفاده شرکت از طرح احتمالی آورده شده است.

تام صاحب Tasty Treats، تولید کننده وعده های غذایی منجمد است. این شرکت 60٪ درآمد خود را از فروش پیتزای یخ زده تأمین می کند که همه آن در یک مکان مرکزی ساخته می شود. تام نگران است که اگر فاجعه ای در تاسیسات تولید پیتزا رخ دهد و مجبور شود آن را تعطیل کند، تجارت وی به شدت تحت تأثیر قرار گیرد. تام فکر می کند بزرگترین خطراتش آتش سوزی، طوفان، خرابی تجهیزات و قطع طولانی مدت برق است و احتمال وقوع همه اینها زیاد است. او یک طرح دقیق احتمالی را تهیه کرده است. در اینجا نکات برجسته ای وجود دارد.

خطر	تاثیر	اقدام بلافاصله	اقدامات بعد از حادثه
آتش	فروش از دست رفته، مشتری از دست رفته، افزایش هزینه ها	سیستم آب پاش نصب کنید. مکان های جایگزین موقتی را شناسایی کنید.	گزارش حادثه به بیمه گذار. اگر سایت در مدت 3 روز قابل استفاده نیست، به مکان دیگری بروید.
طوفان	فروش از دست رفته، مشتری از دست رفته، افزایش هزینه ها	ساختمان را در برابر باد مقاوم تر کنید. مکان های جایگزین موقتی را شناسایی کنید.	گزارش حادثه به بیمه گذار. اگر سایت در مدت 3 روز قابل استفاده نیست، به مکان دیگری بروید.
خرابی تجهیزات	فروش از دست رفته، مشتری از دست رفته، افزایش هزینه ها	خرید بیمه خرابی تجهیزات. منابع را برای تعمیر، تعویض یا اجاره تجهیزات شناسایی کنید.	بلافاصله با تعمیرگاه تماس بگیرید. اگر تعمیرات بیش از 3 روز طول بکشد تجهیزات را اجاره کنید.
قطع برق	فروش از دست رفته، مشتری از دست رفته	خرید بیمه قطع خدمات. خرید ژنراتور	در صورت قطع بیش از 24 ساعت با ژنراتور کار کنید.