نحوه ساخت لیست بازیابی حوادث یا بلایا برای کسب و کارها

لیست بازیابی حوادث یا بالایا سندی است که جزئیات نحوه بهبودی کسب و کار شما از یک واقعه فاجعه بار را بیان می کند.

وقتی مطمئن شدید که همه کارمندان تان پس از وقوع یک فاجعه در سلامت هستند، اجرای لیست بازیابی حوادث باید اولین سفارش کاری تان باشد. بهبودی به موقع و برنامه ریزی شده می تواند تفاوت بین ورشکستگی و بقای تجارت شما را ایجاد کند.

انواع مختلفی از وقایع فاجعه بار وجود دارد. مراحل زیر بر ایجاد یک طرح بازیابی حوادث متمرکز است که اگر دفترکار خود را از دست دهید اما توانایی های تولیدی کسب و کار خود را همچنان داشته باشید، می توانید از آن استفاده کنید. به عنوان مثال، اگر آتش سوزی یا رویدادی دیگر دفاتر بازرگانی را برای یک کار تولیدی از بین ببرد، رویکردی مشابه روش زیر مناسب خواهد بود.

برنامه احتمالی تجارت یا کسب و کار چیست؟ 

01. لیستی از مشاغل مهم را تهیه کنید

اولین قدم در ایجاد یک طرح بازیابی در برابر حوادث و بلایا تهیه لیستی از کلیه مشاغل اداری است که باید در مکان دیگری جایگزین شوند تا تجارت بتواند به فعالیت خود ادامه دهد.

سپس، با یک ستاره آن دسته از مشاغلی را که برای ادامه کار ضروری می دانید علامت گذاری کنید.

به عنوان مثال، نمایندگان خدمات مشتری و پرسنل حسابداری باید به عنوان حیاتی شناخته شوند، در حالی که بازاریابی تلفنی افرادی که تماس های فروش خارجی را برقرار می کنند ممکن است در درجه دوم باشد.

02. موجودی تجهیزات اداری لازم

برای هر کارمند فقط وسایل و مبلمان اداری ضروری را که برای انجام وظایف خود نیاز دارند ذکر کنید. به یاد داشته باشید، در صورت بروز یک فاجعه، فضا، پول و زمان موارد فوق العاده محسوب می شوند.

روی موارد واقعاً ضروری و نه هر موردی که در حال حاضر استفاده می کنند تمرکز کنید. لیست بازیابی حوادث می تواند شامل موارد زیر باشد:

• میز و صندلی
• کامپیوتر
• نرم افزار کامپیوتر
• تلفن
• سیستم فروش

03. تجهیزات پشتیبانی موجودی کالا

در مرحله بعد، نگاهی به تجهیزات ضروری دفتر بیاندازید که در پشت صحنه استفاده می شود. تلفن های موجود در میز نمایندگان خدمات باید به شبکه تلفن متصل شوند.

رایانه های موجود در دفتر باید به نوعی از سرور یا برنامه متصل شوند که امکان گرفتن سفارش، حمل مواد، انجام خدمات، ارسال نامه فاکتورها یا برآورده شدن حقوق و دستمزد را فراهم می کند.

در دفتر خود قدم بزنید و چیزهایی را می بینید که تجارت شما را به هم گره می زند.

لیست بازیابی حوادث شما ممکن است موارد زیر را شامل شود:

• سرورهای پشتیبان
• کپی از نرم افزارهای مهم
• پشتیبان گیری از داده ها
• سیستم تلفن مشاغل
• دفتر امن
• پول نقدی استارت آپ روزانه

04. برای فضای اداری جایگزین برنامه ریزی کنید

اکنون که لیستی از افراد، مبلمان و تجهیزات دارید، برای قرار دادن آن ها به مکانی فیزیکی احتیاج دارید.

این بدان معنا نیست که شما مجبورید فضای اداری را اجاره کنید و بگذارید خالی بماند. معنی آن این است که شما باید قبلاً چندین مکان جایگزین را برای جابجایی دفتر خود در صورت بروز یک فاجعه تحقیق کرده باشید.

گزینه های جایگزین می توانند شامل هر یک یا همه موارد زیر باشند:

• بنگاه معاملات ملکی محلی با لیستی از فضاهای خالی اداری موجود
• توافق نامه ای با یک تجارت همسایه برای تقسیم فضای اداری در صورت بروز یک فاجعه
• یک گزینه جابجایی در داخل شرکت شما (به عنوان مثال، جابجایی در یک قسمت خالی از انبار)
• طرحی که به کارمندان اجازه می دهد تا زمان بازسازی دفتر از راه دور از خانه یا از یک مکان محلی اجاره ای کار کنند
• لیستی از فضاهای همکاری در منطقه

05. بیمه و بودجه

بعد از اینکه تصمیم گرفتید افراد را کجا قرار دهید، باید در صورت خراب شدن آنچه را که لازم است برای انجام کار خود خریداری کنند، خریداری کنید.

تخمین بزنید که هزینه جایگزینی هر قطعه از لیست تجهیزات لازم اداری که در مرحله دو ایجاد کرده اید چقدر است.

زمانی که اکنون برای این کار می گذرانید بعداً روزهای بهبودی را کاهش می دهد زیرا شما قادر خواهید بود لیستی در اختیار شرکت بیمه خود قرار دهید که دقیقاً موارد مورد نیاز شما را شرح دهد و احتمالاً زودتر چک بیمه را دریافت خواهید کرد.

06. آن را به اشتراک بگذارید و در خارج از سایت ذخیره کنید

اگر در آتش سوخته یا کسی نتواند آن را پیدا کند، بهترین لیست بازیابی حوادث به درد شما نمی خورد.

بهترین استراتژی این است که برنامه بازیابی حوادث خود را با حداقل یک شخص دیگر در شغل خود به اشتراک بگذارید و مطمئن شوید که حداقل یک نسخه به صورت دیجیتالی یا خارج از سایت ذخیره شده است.

کپی های هر نرم افزار مهم، پشتیبان گیری از داده ها و پرونده ها یا اسناد لازم را به صورت دیجیتالی با استفاده از یک سرویس مبتنی بر cloud ذخیره کنید یا آن ها را در یک هارد دیسک پشتیبان که در یک مکان امن خارج از دفتر نگهداری می شود، ذخیره کنید.

منبع: thebalancesmb